A Certidão do FGTS, oficialmente chamada de Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), é exigida em licitações, operações de crédito em bancos públicos e alterações contratuais. Sem ela, a companhia fica impedida de fechar acordos importantes ou participar de concorrências governamentais.
Para o empregador, manter o documento em dia não é apenas questão burocrática: trata-se de cumprir obrigações trabalhistas e evitar multas. A seguir, Salão do Livro apresenta um guia detalhado que mostra desde a consulta online até as principais razões para a recusa do certificado.
Por que a Certidão do FGTS é indispensável
O CRF comprova que todos os depósitos mensais do Fundo de Garantia foram feitos corretamente e que não há dívidas com a Caixa Econômica Federal. A certidão também atesta a ausência de pendências cadastrais e financeiras, funcionando como um “selo” de conformidade trabalhista.
Ter o documento válido facilita a obtenção de financiamentos públicos, autoriza a participação em licitações e evita contratempos em fiscalizações. Empresas que empregam mão de obra terceirizada também costumam exigir a certidão dos parceiros para evitar responsabilização solidária.
Impacto em contratos e licitações
Governos federal, estaduais e municipais pedem o CRF como requisito em editais de obras, serviços ou compras. Mesmo pequenas licitações, como fornecimento de papelaria a órgãos públicos, exigem a certidão.
Contratos privados de grande porte seguem a mesma lógica. Bancos públicos, por exemplo, não liberam linhas de crédito se o documento estiver vencido ou rejeitado. O empregador que depende de financiamento imobiliário para expansão pode ver o projeto travado sem o certificado.
Além da área financeira, a regularidade do FGTS influencia diretamente a reputação da companhia. Manter os depósitos atualizados demonstra compromisso com os direitos dos trabalhadores e ajuda a atrair talentos.
Como emitir a Certidão do FGTS online
Todo o processo é gratuito e digital. Para acessar, basta entrar no Portal da Caixa dedicado à Consulta de Regularidade do Empregador, sem necessidade de deslocamento a agências.
Veja o passo a passo:
- Acesse o Portal de Consulta da Caixa;
- Informe o CNPJ ou o CEI da empresa;
- Selecione a Unidade da Federação onde a firma está registrada;
- Digite os caracteres de segurança (captcha) e clique em Consultar;
- Se não houver pendências, aparecerá o botão Obter Certificado. Basta visualizar e imprimir.
O documento pode ser baixado em PDF e compartilhado com contadores, gestores ou departamentos jurídicos. Caso a companhia precise comprovar regularidade em mais de um processo, o mesmo arquivo serve para diferentes fins enquanto continuar dentro da validade.
Validade e renovação
O CRF tem vigência de 30 dias. Portanto, recomenda-se criar um calendário interno de renovação automática, evitando surpresas em auditorias ou durante a assinatura de contratos urgentes. Muitos departamentos de RH configuram alertas para solicitar um novo certificado a cada 25 dias.
Empresas que participam de licitações sucessivas devem ficar ainda mais atentas. Perder a validade no meio de um certame pode causar desclassificação imediata, mesmo que a proposta seja a mais vantajosa.
A renovação segue o mesmo procedimento da emissão inicial. Se não surgirem pendências, a geração do novo arquivo é instantânea.
Principais motivos de recusa da Certidão do FGTS
Quando o sistema da Caixa identifica irregularidades, a certidão é negada e surge um relatório apontando as falhas. Entre as causas mais comuns estão:
- Débitos financeiros: meses em que não houve recolhimento do FGTS;
- Inconsistências cadastrais: dados desatualizados do empregador ou do trabalhador;
- Multas rescisórias: não pagamento da indenização de 40% em demissões sem justa causa.
Para regularizar, o empregador deve usar o FGTS Digital ou a plataforma Conectividade Social ICP V2. Após identificar os débitos, gera-se a guia, efetua-se o pagamento e aguarda-se a compensação bancária, geralmente em até 48 horas.
Ferramentas que aceleram a quitação
O FGTS Digital permite visualizar todos os empregados ativos, competência a competência, e emitir guias unificadas. Isso reduz erros na hora de declarar valores e evita pagamentos duplicados.
Outra solução é conciliar as folhas de pagamento internas com relatórios da Caixa, verificando divergências antes que virem obstáculos para a emissão do CRF. Caso a empresa esteja em processo de desligamento coletivo, vale conferir se as multas rescisórias foram quitadas corretamente.
Para problemas de cadastro, atualizar CNPJ, endereço ou CNAE evita interpretações equivocadas pelo sistema. A retificação pode ser feita pelo eSocial ou diretamente na Caixa, conforme a pendência.
Quando recorrer ao atendimento presencial
Embora quase todo o procedimento seja digital, algumas situações ainda exigem contato presencial ou envio de documentação adicional, como disputas sobre valores já pagos ou incongruências de dados que não se resolvem pelo eSocial.
Nesses casos, dirigir-se a uma agência da Caixa, levar comprovantes de recolhimento e documentos societários costuma acelerar a liberação. É recomendado manter protocolos e anexar recibos ao processo para respaldar a solicitação.
Conexão com outros benefícios trabalhistas
Manter o FGTS em dia traz reflexos positivos em programas sociais atrelados à arrecadação federal. Quem acompanha a agenda do governo já percebe que alterações no cronograma do FGTS podem dialogar com iniciativas como o Saque Calamidade, que libera valores de até R$ 6.220 em municípios em situação de emergência.
Ao mesmo tempo, a regularidade do empregador impacta a concessão de benefícios a ex-colaboradores em perícias e avaliações médicas, frequentemente antecipadas em mutirões do INSS. Se as informações não estiverem alinhadas no sistema, o empregado pode ter dificuldades para comprovar tempo de serviço.
Por fim, manter o CRF válido garante segurança jurídica e reputacional, evitando questionamentos em auditorias trabalhistas e preservando o nome da companhia em rankings de conformidade.
